Warum Excel für die Verwaltung des Stadt- oder Gemeindevermögens nicht mehr ausreicht
Excel gehört zu den am weitesten verbreiteten Tools zur Erfassung von Informationen. In vielen Gemeinden dient es jedoch nach wie vor als Hauptdatenbank für das Gemeindevermögen. Mit zunehmendem Datenvolumen treten seine Grenzen jedoch immer deutlicher zutage.
Städte und Gemeinden verwalten heute eine Vielzahl von Gebäuden, Grundstücken, Anlagen, Verkehrswegen und technischer Infrastruktur. Zu jedem Objekt gehören Dokumente, technische Parameter, Verträge, Inspektionsberichte, Fotos oder Investitionspläne. Die Speicherung dieser Informationen in Tabellen ist ineffizient und führt häufig zu veralteten Daten.
Das größte Problem bleibt jedoch das Fehlen eines räumlichen Kontexts. Die Tabelle enthält zwar Informationen über die Liegenschaften, vermittelt jedoch keinen klaren Überblick über deren Lage und die Zusammenhänge untereinander.
Die digitale Erfassung eröffnet neue Perspektiven
Mit SMARTmap lassen sich alle Objekte direkt auf der Karte zusammen mit allen relevanten Daten anzeigen. Dem Nutzer stehen sofort der Standort des Objekts, dessen Dokumentation, die Wartungshistorie sowie geplante Investitionen zur Verfügung.
Alle Informationen sind zentralisiert und stehen berechtigten Benutzern zur Verfügung, ohne dass sie in einzelnen Dateien oder Verzeichnissen danach suchen müssen.
Die wichtigsten Vorteile
- genaue Bestandsaufnahme des Vermögens
- einfacher Zugriff auf Dokumente
- Übersicht über Investitionen und Überprüfungen
- effizientere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
- Beseitigung von Datenduplikaten
